FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

formulir (dokumen) adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga serta berisi informasi yang tercetak misal nomor urut formulir dan nama formulir.

Manfaat penggunaan formulir elektronik sebagai berikut:

1. Tidak pernah kehabisan formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

2. Tidak pernah ketinggalan zaman. Karena formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan keperluan. Investasi untuk percetakan dan penyimpangan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera menyesuaikan  isi dan format formulir untuk memenuhi keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir  tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

4. Tidak memungkinkan penggunaan formulir yang salah. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan  dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas kepada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasuki password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama ynag telah dimasukkan ke dalam komputer.

5. Kecepatan pengisian formulir. Kusor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing mengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika perlu, help windrow dapat disediakan di setiap ruang yang harus diisi data.

6. Penanganan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikat penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7.  Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehigga tidak ada yang mengambang.

8. Kemudahan dalam pengolahan formulir.

FORMULIR MENURUT SUMBERNYA Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi, menurut sumbernya dapat digolongkan menjadi tiga:

a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. contoh formulir ini: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang.

b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan Formulir ini diterima dari perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. contoh golongan formulir ini adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan order penjualan.                     

c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembelian, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank (bank statement).

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama. Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut . Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.

3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis . Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.

4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya . Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain . Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip . Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.


Sumber :
www.google.com